様々な業務を同時進行する必要がある場合、時間管理と優先順位の設定は非常に重要です。この記事では、効果的なプロジェクト管理と優先順位設定の手法として、アイゼンハワーのマトリクスを使用する方法について解説します。
「アイゼンハワーのマトリクス」を用いたプロジェクト管理の方法
はじめまして。キキです。
建築業界の働き手が幸せを実現するための「就職・転職」のノウハウと「働き方」を発信しています。
【経歴】
▶︎建築業界内で３回以上の転職を経験しました。
▶学生時代は上海の建築事務所やアトリエ系の建築事務所で働く。
▶地方大学院卒から関東の組織建築事務所
▶過労で入院。手術もすることになり、体調不良で半年間、療養しました。。。
▶地元建築事務所（中小企業）
▶地元県庁＿建築技術職
▶建築事務所に再リベンジ中！
【資格】
・一級建築士
・インテリアプランナー
・宅地建物取引士
私の経験が建築業界で生き方を模索している方の参考になればとブログを書いてます。
アイゼンハワーのマトリクスとは？
アイゼンハワーのマトリクス、またはアイゼンハワーボックスとは、時間管理のテクニックの一つで、アメリカの元大統領であり軍人であるドワイト・D・アイゼンハワーが提唱したものです。「重要性」と「緊急性」の2つの基準でタスクを評価し、それに基づいてタスクの優先順位を設定するこの方法を用いていました。
マトリクスは4つのカテゴリーに分けられます：表の番号は優先順位を示します。
結論（どのカテゴリーが最重要？時間を使うべきか？）
優先順位としては、マトリックスの１→４まで順です。しかし、私たちの仕事を充実させる上で、最重要であり、最も時間を使うべきカテゴリーは、結論として、「重要だが緊急でないタスク（長期的な計画が必要で将来の投資になるタスク）優先順位２番目」です。
それでは、４つのカテゴリーの具体例を参考にしながら、なぜ「２重要だが緊急でないタスク（計画と優先順位設定が必要なタスク）」が最重要なのか書いていきます。
キキ「重要だが緊急でないタスク（長期的な計画が必要で将来の投資になるタスク）優先順位２番目」に時間を使うようにしましょう！！
４つのカテゴリーの具体例
重要で緊急なタスク（直ちに対応が必要なタスク）優先順位１番目
表の番号は優先順位を示します。
はじめに取り組むべきは、重要でかつ緊急なタスクです。これらのタスクはプロジェクトの進行や成功に直接的な影響を与え、即時の対応が求められます。安全上の問題、重大な法律違反、急を要する顧客からの要望などが該当します。これらのタスクは、発生したらすぐに解決する必要があります。しかし、理想的にはこれらのタスクは少なく、常に対応が必要という状況が発生しないように、計画的な行動を取ることが重要です。
キキ予期していなかった急な仕事ですね。急な仕事は減らすようにしましょう。
例えば、下記のような業務です。
- 工事現場の対応で製品の仕様を急いで決めなければいけない。
- 締め切りが近いプロジェクトを納品する。
- クライアントからの緊急の要望
重要だが緊急でないタスク（長期的な計画が必要で将来の投資になるタスク）優先順位２番目
表の番号は優先順位を示します。
次に取り組むべきは重要だが緊急でないタスクです。これらは長期的な成功に寄与するものであり、計画的な対応を必要とします。たとえば、新しいスキルの学習、プロジェクトの長期的な計画、自己開発などがこれにあたります。これが最も時間を費やすべきカテゴリーです。これらのタスクは長期的な成功に直接貢献しますので、毎日一定の時間を割いて取り組むべきです。このカテゴリーのタスクに多くの時間を投資することで、緊急だが重要でないタスクや、重要でも緊急でもないタスクが増えるのを防ぐことができます。
キキ将来の仕事への投資になります。投資は多い方がいいですよね。
例えば、下記のような業務です。
- プロジェクトの計画やスケジュールの作成する。
- 新しいスキルの習得の為に講習会に参加する。
- 新しい建築系ソフト（BIMなど）の操作スキルを学ぶ。
- 新しい事業の構想を検討する。
重要だが緊急でないタスク（他人に委託可能なタスク）優先順位３番目
表の番号は優先順位を示します。
緊急だが重要でないタスクは、可能な限り他人に委任すべきです。これらのタスクは直ちに対応が必要ですが、自身が直接行う必要は必ずしもありません。このカテゴリーのタスクに費やす時間は、最小限に抑えるべきです。
キキ誰でも出来る仕事は他人に任せるようにしましょう。
例えば、下記のような業務です。
- 電話での問い合わせやメールの返信
- レポートの作成やデータの入力
- 会議への出席（自分が主導的な役割を果たさない場合）
重要でも緊急でもないタスク（延期または削除可能なタスク）優先順位４番目
表の番号は優先順位を示します。
最後に、重要でも緊急でもないタスクは、可能な限り避けるか、あるいは最低限の時間を使って対処すべきです。これらのタスクは労力や時間を消費しますが、プロジェクトの目標達成にはほとんど貢献しません。一部のメールの確認、ソーシャルメディアの確認などがこれに該当します。これらのタスクに時間を費やすことは、時間を無駄にする可能性が高いです。
キキ必要ない事はやらないのが賢明です。時間泥棒に気を付けましょう。
例えば、下記のような業務です。
- プライベートのSNSのチェック
- 関係のないウェブサイトの閲覧
- テレビの視聴や雑誌の読書（仕事に直接関連がない場合）
まとめ
建築士としての役割は多岐にわたり、多くの場合、時間とリソースは限られています。アイゼンハワーのマトリクスを使用してタスクを優先順位に分類することで、重要かつ緊急な問題に優先的に対応し、時間を最適に利用することができます。建築士が直面する様々なタスクを効果的に管理し、その業績を向上させるための強力なツールとなり得ます。
計画的に業務を振り分けて、「重要だが緊急でないタスク（計画と優先順位設定が必要なタスク）優先順位２番目」の時間を増やすようにしましょう。
今日からこのツールを活用し、自身の業務をより効率的に、より成功に向けて進めてみてください。
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